日報情報を集計、工事ごとの工数を可視化〔配管施工〕
日報入力をどこからでも。
現場作業の流れでそのまま案件状況を社内に共有。
進捗や工数管理のためには
日々の報告や共有が最重要です。
日報の入力だけでなく
データ管理・分析も同じシステムで対応可能に。
データの入力と分析がそれぞれ別システムとなっていて業務効率が非常に悪かった
日報入力が現場で出来なかった
日報の入力をシステムへ行っていたが、PC向けのシステムとなっており現場での入力というのは現実的ではなかった。
そのため、日報を入力するためだけに会社に戻る必要があり、非常に効率が悪い状態だった。
日報システム上でデータを分析することが出来なかった
日報のシステムは基本的に日報を入力するためのものであり、そのデータを用いて作業することは出来なかった。
作業員毎の作業時間や、案件毎の作業時間を調べたい場合などは、毎回Excelへデータを持ってきてから絞り込む必要があり不便だった。
見積書や請求書の発行と業務情報のデータが紐づいていなかった
見積書や請求書の作成はExcelで行っていたため、類似案件の場合でも過去の金額感をすぐに出すことが出来なかった。
そのため、見積書や請求書の発行についてもシステムから行うことが出来ればと考えていた。
「日報管理」「業務進捗共有」「帳票発行」を一つのシステムで実行可能に
オリジナルの業務管理システムを開発
入力からデータの管理分析、見積等の提出までこれひとつでOK!
複数のシステムやアプリケーションを使い分けなくても済むよう、新しく業務管理システムを開発・導入しました。
日報部分については、もともと使っていたシステムと同様の項目を用意し、使う側の視点でシステム構築をいたしました。加えて、日報入力をスマホやタブレットから行うことを前提に作ったことで、現場での日報入力がスムーズにできるようになり、いちいち会社に戻る必要がなくなりました。
クラウドシステム（Webシステム）としてシステムを作ったので、PC、iPhone、Androidなどいろんな端末からアクセスできるようになりとても便利に。入力された日報から工数（時間）の集計をすぐに出せるので、どの工事にどのくらい工数がかかっているのかを、タイムリーに確認できるようになり管理がしやすくなりました。
また、見積中・工事中・請求中とそれぞれステータスや情報を入力できるようにし、そこから見積書や請求書を発行できるようにしました。それ以外にも社内共有すべきファイルも同システム内で管理できるようにしたので、このシステムひとつで業務に必要な情報をすべて一元管理できるようになりました。
お客様の声・導入効果
日報作成の効率化
システムの導入により、手元のスマホやタブレットから入力可能に。会社に戻らなくても日報入力ができるようになったので、会社に戻る手間がなくなりタイムリーに報告できるようになりました。
図面や資料の共有
社員間で機械図面を共有する必要がありますが、工事の情報に紐づけることで情報伝達がスムーズになりました。また図面以外にも、資料を分類分けして登録できるようになったので、このシステムひとつで必要な情報がそろうようになりました。
見積書などの作成業務の効率化
従前はExcelで作っていたので、見積書等はそれぞれ関連性なく管理されていました。今回は見積書等をシステムから直接発行できるだけでなく、工事と関連付けて管理するようにした為、DX化が向上し検索や参照がストレスなくできるようになりました。
案件状況をリアルタイム共有
進行中の工事の進捗をシステムを通してリアルタイムで共有。これにより社内での不要な確認作業にかける時間が減り、必要な業務に集中して取り組めるようになりました。
データ集計の効率化
情報の一元化により、日報等の各種データの集計を容易に行うことが可能となり、事務作業の削減に成功しました。システムに日々入力しているだけで、改めて集計しなくても簡単にデータを呼び出すことが出来るのです。
将来的な拡張性
自社でオリジナルシステムを開発したため、今後業務に必要な機能を随時追加する事ができます。
・材料数計算のシミュレーション
・社内チャット
・自社オリジナルの注文書 など
お悩み、ぜひご相談ください。
日々の業務に追われ、情報共有・情報の一元管理が混雑する場合があります。そうした中で、社内資料の書式や資料自体の管理がおろそかになっているなんてことはありませんか。今回は新しく業務管理システムを導入することにより、課題となっていることを一つ一つ解決していきました。
「こんなことができたら良いな」大小関わらず企業の課題を実現をさせることができる可能性があります。企業のお悩み、ぜひご相談ください。