日々の事務作業を一つにまとめて、生産性向上〔土木工事〕

散在していた事務業務をひとつに。
「作業」の時間を減らし、生産性向上。

業種:土木工事

「工事日報」「勤怠管理」「見積書」…
バラバラだった事務業務を一つのシステムで管理。

単なるペーパーレス化に留まることなく
「作業」を減らして、重要業務に集中できる状態を整えました。

散らばっている情報をまとめる「作業」に時間や手間をかけていた

工事日報の管理に手間がかかってしまっていた

工事日報を基本手書きで作成しており、管理用に別途Excelに転記入力していた。
そのため、進捗状況を共有するのにも時間がかかり、入力も二度手間となっているような状態だった。

勤怠管理の事務作業に手間がかかってしまっていた

給与計算に必要な勤怠情報を工事日報から各社員ごとに洗い出していく必要があった。
そのため、給与締めの時期には管理者が常に勤怠情報の作成に追われていた。

見積書が統一されておらず、管理が十分にできていなかった

各担当が見積書をExcelにて作成していたが、フォーマットは定まっていなかった
各々が作成した見積書が共有されていなかったため、見積作成者ごとに金額のばらつきが発生し、
状況把握や集計作業にタイムロスが発生していた。

手書きやExcelで運用してきた「工事日報」「勤怠管理」「見積書」の作成・発行業務をシステム化

顧客管理ツール「Salesforce(セールスフォース)」を導入

Salesforce(セールスフォース)とは

「Salesforce(セールスフォース)」は顧客情報を中⼼に、社内で持っている情報を⼀元管理できるクラウドのツールです。顧客の連絡先や営業とのやり取りの履歴だけでなく毎日の出勤状況など、業務に関わるすべての情報に簡単にアクセス。モバイルを使えば、社内外のどこからでも、進行中の案件の情報にアクセスできます。

情報の共有が容易に出来るため、社内での進捗把握も簡単に。
勤怠情報や見積書についても定まったフォーマットがあるため、入力側、管理側両面でのメリットが期待できます。
組織が重要な業務に優先して取り掛かれるよう、バックグラウンド業務も含めて皆さまのお仕事をお手伝いします。

改善点・導入効果

工事日報作成の効率化

手書き⇒Excelの流れだったものを、Salesforceへの1度の入力のみに改善。転記の手間を減らすことが出来ました。さらに、複製機能による入力の省力化やPDFファイルへの出力機能があることで、より一層業務を効率化することが出来ました。

勤怠情報作成の効率化

各社員が毎日入力していく方式にすることで、勤怠管理における管理者の負担を軽減。日々の勤怠状況をリアルタイムで確認できるようになりました。もちろんこちらにも複製機能がついています。

見積書作成業務の効率化

書式が統一されたことにより、誰でも簡単に作成できる環境を整えました。そして、複製機能で以前の類似する見積書を再利用できるほかに、見積提出後の進捗まで簡単に共有することが出来るようになりました。

案件状況をリアルタイム共有

新規に獲得した案件の情報や、進行中の工事の進捗などもリアルタイムで共有。これにより社内での不要な確認作業にかける時間が減り、必要な業務に集中して取り組めるようになりました。

データ集計の効率化

情報の一元化により、日報等の各種データの集計が容易に行うことが可能となり、事務作業の削減に成功しました。Salesforceに日々入力しているだけで、改めて集計しなくても簡単にデータを呼び出すことが出来るのです。

ペーパーレス化による資源削減

すべてデータとしてクラウド上に管理するため、紙資料の量が激減。コストカットにつながるだけではなく、環境負荷への配慮も同時に実施することが可能となりました。

お悩み、ぜひご相談ください。

日々の業務に追われ、情報共有・情報の一元管理が混雑する場合があります。そうした中で、社内資料の書式や資料自体の管理がおろそかになっているなんてことはありませんか。今回は情報管理システム(営業支援ツール)を導入することにより、課題となっていることを一つ一つ解決していきました。

「こんなことができたら良いな」大小関わらず企業の課題を実現をさせることができる可能性があります。企業のお悩み、ぜひご相談ください。

みらいラボ@ドットツリーへのお問い合わせ

お問い合わせは、下記の項目より、お気軽にお問い合わせください。

会社名 
お名前 
電話番号
メールアドレス 
ご相談内容