予約の流れを明確に、システム上で一元管理 〔ペンション予約〕

予約の流れを明確に。
ひとつのシステムで関係者
すべてが一括確認。

業種:ペンション管理

旅行代理店とペンションの管理組合が
同じシステムで予約を管理。

ムダをなくし、時間や労力の浪費をなくし
スマートな職場環境を構築しました。

リアルタイムな予約状況を集約したものがなく、無駄な手間が多かった

予約管理者がバラバラにそれぞれの旅行代理店とやりとりを行っていた

予約受付の進捗情報は、複数いる予約管理者が各々抱えているだけだった。
そのため、共有がされていない予約がどれくらいあるのかもわからない状態だった。

旅行代理店からは空き状況が分からなかった

押さえたい日付の空き状況は予約管理者に問い合わせるほか知る手段がなく
予約代理店と予約管理者双方の時間を消費することが多かった

仮押さえなのか本予約なのかが不明瞭だった

複数の予約管理者がそれぞれエクセルに書き込む形で予約の管理を行っていたが
入力タイミングなどの問題により、情報の鮮度や予約の性質が不明瞭だった。

旅行代理店と予約管理者を結ぶWebシステムを構築

双方向から確認できる予約管理システムを構築

お客様のニーズをくみ取り、新たなシステムを構築しました!

旅行代理店と予約管理者の両者からアクセスできる予約管理システムを弊社で構築しました。このシステムを構築したことにより、予約状況をリアルタイムかつ双方向で管理・確認できるようになりました。同時に、予約管理者がそれぞれ情報を個人的に持ってしまうという問題も解決しました。

旅行代理店と予約管理者間での確認作業が激減し、二度手間、三度手間となることがなくなりました。
その結果、待ちの時間が減りお互いにストレスフリーに予約業務を遂行することが出来るようになりました。
社内でシステムを構築したため、欲しい機能だけ搭載し、「使えるものを適正な価格で」提供いたしました。

改善点・導入効果

予約の流れを明確に

Webシステム上で一元管理する事により、誰が何の予約を担当しているかが明確化。
不測の事態にも別の管理者がサポートに入りやすくなりました。

業務の標準化に成功

予約管理は管理者が個々に行っていたためかなり属人化していましたが、システム化することで業務の標準化に成功。
情報やタスクを個人だけで持たなくすることで、人為的なミスの削減につながりました。

リアルタイムな情報を一目で

日ごとの予約情報をカレンダーで自動的に表示することで、代理店はカレンダーを見るだけで予約状況が確認でき、素早く顧客との日程調整を行う事ができるようになりました。
また、予約管理者自体も予約日の確認が行いやすくなりました。

予約の重複を防止

予約管理をシステムで一元化したことで、ダブルブッキングが発生する可能性をなくすことが出来ました。
お客様からの信頼を失うことや、後処理に追われることなく業務に集中することが出来ます。

リマインド機能も搭載

仮予約に自動キャンセル機能をつけることで、仮予約が放置されてしまうことが無くなりました。
自動キャンセルは期日前にキャンセル警告メール、期日後にキャンセル通知メールを代理店と予約管理者へ送信することで、双方の対応漏れを防ぐ事ができるようになりました。

お悩み、ぜひご相談ください。

手作業が当たり前だと思っている業務も、デジタル化することによって大幅に簡易化できる場合があります。
「市販のシステムで探したけどピンと来るものがなかった…」「金額帯的に導入が難しい」
このようなお悩みを抱えている方はいらっしゃいませんか。

「こんなことができたら良いな」大小関わらず企業の課題を実現をさせることができる可能性があります。企業のお悩み、ぜひご相談ください。

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