ブログ・コラム

2016.12.14

会議をスムーズに行うテクニック

業務を進めていく中で、多かれ少なかれ会議を行っていると思いますが、話が発散してしまうことがないでしょうか。

私たちも大きい話では経営方針の議論、小さい話では個々の案件それぞれで打合せを行いますが、思ったように進まないことが多々あります。

この状況を何とかしたいと社内でなり、良い本に出合えたのでご紹介したいと思います。

本のタイトルは「世界で一番やさしい会議の教科書」なのですが、ストーリ仕立てで読みやすく、すぐに実践できる方法があったのでとても参考になりました。

詳しくは本を読んでもらえたらと思いますが、私たちはこんな感じに変わりました。

決まったことを確認する。

私たちは、長い時だと2時間以上打合せをすることもありますが、終わってみたときに何か決まったのか曖昧なままなことがありました。

そのため、せっかく打合せをしたにもかかわらず、行動に移されないことが多々ありました。

最近は、会議の最後にファシリテーター(司会)の人がやるべき事を中心に確認するようにしています。

そのかいがあり、会議で決まったことがすぐに実行されるようになりました。

予定時間を確認する。

打合せをするときに、主で話をしたい内容から発展して別の議論に入ってしまうことが多くあります。

気が付くと何時間も経っているなんてことがありました。

打合せに入る前に、議題ごとにかかる時間を決めてから始めると、参加者みんなが時間を意識するようになるので、「あれ、もうこんな時間になっている」なんてことが減りました。

目安の時間を合わせておくのは重要なんだと思います。

終了条件を確認する。

先にも書きましたが、別の議題に発展して本来話をするべき内容が話ができないことがありました。

発展した内容からさらに発展して、本題に戻った時点でだいぶ時間が経っていた、なんてこともありました。

打合せ前に何を決めるのか事前に話をしておき、それに集中して発言するようにしたところ、スムーズに進行して予定通り話し合いができるようになりました。

話の中で発展した内容がでることもありますが、そんな時は次回の議題にするなどして、できるかぎり寄り道しないようにしています。

スクライブする。

スクライブは、発言した内容をみんなに見えるように書きながら進行していくことです。

話し合いの中で、今何を検討しているのか見ながら頭の中を整頓するのが目的ですが、なかなか聞いた内容を書いていくのは、実際にやってみると難しいと感じました。

略語をまぜながら書いていくのがコツのようですが、訓練が必要だと思いました。

会議力を高めていきたいと思います。

なかなか有効な会議の進め方は難しいですが、もしよろしければ参考にしてもらえたらと思います。

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